Der Umgang mit personenbezogenen Daten erfordert im besonderen Maße Sorgfalt und Umsichtigkeit bei der Bewahrung der individuellen Sphäre jedes Arbeitnehmers.
4 Hauptprinzipien:
- Datensparsamkeit
- Datenvermeidung
- Erforderlichkeit
- Zweckbindung (Geschäftszweck)
6-Phasen des Datenflusses:
- Erhebung
- Speicherung
- Änderung
- Übermittlung
- Sperrung
- Löschung
Personalakten und alle schriftlichen Aufzeichnungen, die sich mit der Person eines bestimmten Arbeitnehmers und dem Inhalt und der Entwicklung seines Arbeitsverhältnisses befassen, sind für Dritte unzugänglich aufzubewahren. Wegen der engen Verzahnung von maschineller und manueller Bearbeitung fällt die Personalakte teilweise oder ganz unter die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Verpflichtung nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), Aufgabe des Datenschutzes ist es, durch den Schutz personenbezogener Daten vor Mißbrauch bei ihrer Speicherung, Übermittlung, Veränderung und Löschung (Datenverarbeitung), der Beeinträchtigung schutzwürdiger Belange der Betroffenen entgegenzuwirken.
Den mit der Datenverarbeitung beschäftigten Personen oder Stellen, also allen Mitarbeitern der Personalabteilungen, der Entgeltabrechnung sowie Mitarbeitern der DV-Abteilungen, ist untersagt, geschützte personenbezogene Daten unbefugt zu einem anderen als den zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekanntzugeben, zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen.
Auskunftsverlangen außenstehender Dritter, Immer wieder kommt es vor, daß außenstehende Dritte, insbesondere Privatpersonen, an die Personalabteilung mit einem Auskunftsbegehren herantreten. Liegt die Rechtsgrundlage hierfür nicht auf der Hand, muß der Betreffende die Zulässigkeit der Datenherausgabe beweisen.
Für die unzulässige Datenweitergabe haftet der Arbeitgeber. Nach dem Bundesdatenschutzgesetz kann auch der Sachbearbeiter wegen Verletzung des Datengeheimnisses zur Verantwortung gezogen werden (§ 5 BDSG).
Will man eine evtl. Haftung vermeiden, läßt man den Arbeitnehmer selbst über die Herausgabe seiner personenbezogenen Daten entscheiden, im Falle seiner Einwilligung ist die Schriftform erforderlich (§ 3, Satz 2 BDSG).
