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Neues BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) 2. Änderung aufgrund verschiedener gesetzlicher Änderungen

„Insbesondere aufgrund der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern seit dem 1. Januar 2025 ergibt sich an verschiedenen Stellen Änderungsbedarf bei den GoBD.“

Das BMF reagiert mit diesem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 auf mehrere Gesetzesnovellen, vor allem auf die seit 1. Januar 2025 verpflichtende elektronische B2B‑Rechnung. Um Doppelaufbewahrung zu vermeiden und den Datenzugriff zu präzisieren, wurden elf Randziffern der GoBD angepasst und eine neue Randziffer 185 eingefügt – alle Änderungen gelten seit dem 14. Juli 2025.

Zusammen­fassung:

  1. Archivierung & DMS

    • Nur noch der strukturierte Datensatz (XML) ist Pflichtbestandteil der E‑Rechnungsablage.

    • PDF‑Kopien sind entbehrlich, sofern keine steuerlich relevanten Zusatzinfos.

  2. Verfahrensdokumentation

    • Aktualisierung aller Kapitel zu Belegarten, Aufbewahrungsformaten, Konvertierung & OCR.

    • Aufnahme der neuen Z2‑Prozesse (behördlich angeordnete Auswertung).

  3. Buchhaltungs‑ & ERP‑Systeme

    • Sicherstellen, dass Ausgangs­rechnungen jederzeit identisch reproduzierbar sind (Rz 76).

    • Export‑/Reporting‑Funktionen für maschinelle Auswertungen bereitstellen (Rz 166).

  4. Kontroll‑ und Prüfprozesse

    • Prüfen, ob PSP‑Belege wirklich Buchungsbelege sind; andernfalls Löschung/Verzicht möglich.

    • Konvertierungspfad von E‑Mails, MSG‑Files o. ä. zu PDF nur zulässig, wenn Original zusätzlich bleibt.

  5. Zeitliche Umsetzung

    • Alle neuen Belege ab 14. Juli 2025 müssen nach den geänderten Regeln verwaltet werden; bestehende Archive dürfen unverändert bleiben.

Quelle/Zitationen: BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 zur zweiten GoBD Änderung, Aufzeichnung und Unterlagen in elektronischer Form

Fazit

Die zweite GoBD‑Änderung verschiebt den Schwerpunkt der Ordnungsmäßigkeit weg von statischen PDF‑Abbildern hin zur maschinell verwertbaren Originaldatei. Für Unternehmen bedeutet das einerseits reduzierte Speicherkosten (Wegfall vieler PDFs), andererseits höhere Anforderungen an System‑Funktionen zur Daten­auswertung und ‑wiedergabe. Eine kurzfristige Aktualisierung von Verfahrens­dokumentation, Archivierungs‑Workflows und ERP‑Exports ist daher unabdingbar, um bei Betriebsprüfungen GoBD‑konform zu bleiben.

Des Weiteren verschafft mEn. die 2. GoBD‑Änderung der Lohnbuchhaltung Spielraum: D.h. die Lohnabrechnung darf sich auf die maschinell verwertbaren Originaldateien konzentrieren und PDF‑Dubletten einsparen. Gleichzeitig steigen aber auch die Anforderungen an Export‑ und Auswertungsfähigkeit sowie an detaillierte Verfahrens‑ und Hardware­dokumentationen. Chance: Wer jetzt das eingesetzte Payroll‑System und ggf. bereits vorhandene elektronische Personalakte modernisiert, verringert Speicheraufwand und ist für künftige Betriebsprüfungen besser gewappnet.

Sie suchen Antworten auf Ihre Fragen, dann melden Sie sich gerne zu einem unserer Update-Workshops oder Jahreswechseltagung 2025/2026 an.

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