Die Entgeltabrechnung begleitenden Unterlagen müssen seit dem 1. Januar 2022 elektronisch abgelegt werden!
„Der Gesetzgeber hat mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz Neuerungen bei der BVV auf den Weg gebracht, welche seit Beginn des Jahres 2022 ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung sind.“
„Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben Einzelheiten der neuen Regelungen in den „Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV zur Bestimmung von Art und Umfang der Speicherung, der Datensätze und des Weiteren zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV“ festgelegt. Diese wurden mit Wirkung zum 1. April 2022 durch das BMAS genehmigt.“
Quelle/Zitationen: summa summarum Ausgabe 2 • 2022 • Entgeltunterlagen, Seite 8 ff
Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV
- Führung begleitender Entgeltunterlagen in elektronischer Form ist mit der Zielsetzung verknüpft, die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (Kurz: euBP), welche ab 1. Januar 2023 verpflichtend ist, für ArbG zu vereinfachen.
- Regelung steht im engen Zusammenhang mit der Verpflichtung zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) ab dem 1. Januar 2023.
- Der Verordnungsgeber will erreichen, dass dann Unterlagen und Daten nur noch elektronisch ausgetauscht werden.
Hinweis: Bis Ende 2026 besteht die Möglichkeit, sich von der Verpflichtung befreien zu lassen, die Unterlagen elektronisch zu führen. Dies ist unabhängig von der Teilnahme an der euBP möglich.
Die Entgeltabrechnung begleitenden Unterlagen und Daten sind u.a.:
- Staatsangehörigkeit,
- Versicherungsfreiheit,
- Befreiung von der Versicherungspflicht,
- Entsendung,
- Arbeitsvertrag,
- Personalfragebogen,
- Nachweis der Elterneigenschaft,
- Stundenaufzeichnungen,
- Ernennungsurkunde,
- vorläufiger oder endgültiger Aufenthaltstitel,
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse,
- Daten zu den erstatteten Meldungen,
- Daten zu Rückmeldungen der Krankenkassen,
- Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht,
- Niederschriften iSd. § 2 Nachweisgesetz,
- Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen,
- Kopien von Anträgen auf ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund sowie der dazugehörige Bescheid,
- Bescheide von Krankenkassen über Feststellung der Versicherungspflicht,
- Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt sind,
- Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz,
- Nachweise über getroffene Vorkehrungen zum Insolvenzschutz von Wertguthaben
Beachte: Diese müssen als Datei geführt werden, um sie auf elektronischem Wege übermitteln zu können. Dafür gelten technische Vorgaben der Sozialversicherungsträger zu beachten.
Aus den technische Voraussetzungen der Verfahrensbeschreibungen der gesetzlichen Sozialversicherung:
- Unzulässig sind zwei oder mehr Unterlagen in einer Datei
- In dieser Datei müssen alle für die Darstellung der Unterlage notwendigen Inhalte (insbesondere Grafiken und Schriftarten) enthalten und lesbar sein
- Dokumenteninhalt muss orts- und systemunabhängig darstellbar sein
- Für PDF-Dateien ist das Einbinden von Online-Signaturen und Transfervermerken sowie Formularfeldern zulässig
- Sie dürfen nachträglich allerdings nicht mehr veränderbar sein
- Arbeitgeber trägt dabei die Verantwortung, dass die Entgeltunterlage vollständig und lesbar ist
- Für die Digitalisierung sind nur die gängigen Formate (PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff) zulässig
- Angeforderte Entgeltunterlage ist als Datei mit einem sprechenden Namen (Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments) zu versehen
- Bspw. immatrikulationsbescheinigung-mustermann_max- WS_2023-2024.pdf
- Dateiname darf nicht mehr als 64 Zeichen betragen und keine Sonderzeichen beinhalten
- Alternativ zu einem sprechenden Namen kann die angeforderte Entgeltunterlage durch andere Erläuterungen beschrieben werden, bspw. durch eine tabellarische Zuordnung oder durch eine textliche Beschreibung. Maßgeblich bleiben dieselben Kriterien über Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments
- Derartige Zuordnungskriterien ersparen vermeidbare Rückfragen, z. B. bei der Betriebsprüfung
- Außerdem ist eine analoge Anwendung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zur Speicherung von Entgeltunterlagen zulässig, soweit keine Bestimmungen der Sozialgesetzbücher, der BVV oder der Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV dem entgegenstehen
Quelle/Zitationen: summa summarum Ausgabe 2 • 2022 • Entgeltunterlagen, Seite 9 ff
